Pod koniec ubiegłego roku w Polskiej Grupie Lotniczej (PGL) formalnie ruszył proces budowy Centrum Usług Wspólnych (CUW), co jest jednym z najważniejszych filarów strategii stojących przed spółką. Tak jak w każdej innej dużej organizacji CUW ma świadczyć usługi dla wszystkich podmiotów z Grupy.
Takie skupienie części działań w jednym podmiocie nie jest w strukturach korporacyjnych niczym niecodziennym a jest wręcz powszechnie stosowane. Wśród głównych celów tworzenia Centrów Usług Wspólnych można wskazać osiąganie efektu synergii poprzez integrację działań i efektywniejsze wykorzystanie zasobów. Powołanie CUW wspiera lepsze przygotowanie organizacji na kolejne etapy rozwoju, w tym wdrażanie nowoczesnych technologii – powiedział Radosław Stępień, prezes Polskiej Grupy Lotniczej.
Obecnie w ramach działalności naszego Centrum Usług Wspólnych zidentyfikowaliśmy kluczowe obszary usług, które moglibyśmy świadczyć podmiotom z grupy („Mega Usługi”). Wdrażanie rozwiązań związanych z budową Centrum Usług Wspólnych znajduje się na różnych etapach zaawansowania – niektóre usługi są już świadczone m.in. zakupy czy obsługa prawna, część jest w fazie opracowywania koncepcji, inne np. IT są bliskie pełnego uruchomienia i to właśnie im przyjrzymy się z bliska w tej edycji newslettera.
Wszystkie oferowane usługi muszą być przede wszystkim dostosowane do wymagań dynamicznie zmieniającego się otoczenia biznesowego oraz potrzeb naszych spółek. Aktualnie prowadzimy prace nad opracowaniem kompleksowego portfela usług IT, obejmującego również strategie zapewnienia ich efektywnego funkcjonowania na każdym etapie cyku życia – podkreśla Wójcik.
Opracowanie pełnego katalogu usług i rozbicie go na pomniejsze usługi techniczne czy biznesowe jest kluczowe dla powodzenia działań. Dlatego też CUW IT już teraz stara się zaangażować wszystkich interesariuszy i rozmawia ze wszystkimi spółkami oraz angażuje je, m.in. poprzez organizację warsztatów. – Komunikacja na tym etapie jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu w przyszłości i przygotowania katalogu usług IT odpowiadającego potrzebom – podkreśla Wójcik.
Budowa katalogu usług rozpoczęła się od przeprowadzenia inwentaryzacji i ustalenia stanu bieżącego posiadanych zasobów, procesów oraz systemów wspierających usługi biznesowe w ramach PGL.
Większość prac nad katalogiem usług wspólnych i wdrożenia wspólnych rozwiązań przez CUW IT powinno zostać zakończonych do końca tego roku.
Spójność procesowa oraz opracowanie jednolitych i zoptymalizowanych rozwiązań w całej Grupie mają kluczowe znaczenie. Dążymy do uproszczenia, uporządkowania, konsolidacji i udoskonalenia procesów aby zapewnić jak najwyższą efektywność operacyjną. Naszym celem jest nieustanne doskonalenie działań.
Obecnie PGL znajduje się na etapie finalizacji wdrożenia centralnego service desk, który obejmie wszystkie spółki wchodzące w skład Grupy. – Świadczymy już szeroki zakres usług na rzecz poszczególnych spółek. W części z nich od dłuższego czasu dostarczamy kompleksowe rozwiązania IT, zaś w innych zakres wsparcia jest nieco węższy. Niemniej jednak, service desk stanowi pierwszy w pełni scentralizowany zespół CUW IT w ramach PGL.
Proces ten był realizowany stopniowo i nie obejmował wszystkich spółek jednocześnie. Kluczowe w kontekście takich zmian jest zapewnienie ciągłości operacyjnej – nie można dopuścić do przestojów, zwłaszcza podczas wdrażania zmian dotyczących zespołów utrzymaniowych.
Adrian Wójcik
dyrektor biura CUW IT
CUW IT obejmuje trzy kluczowe obszary działalności. Pierwszym z nich jest pion utrzymaniowy, do którego należy m.in. wspomniany już service desk świadczący wsparcie w trybie 24/7 i stanowiący pierwszy punkt kontaktu dla większości pracowników. W ramach tego obszaru realizowane są także zadania związane z infrastrukturą IT, usługami chmurowymi oraz wsparciem aplikacji biznesowych. Dział ten odpowiada za bieżące utrzymanie, zarządzanie i monitorowanie pracy serwerów, centrów danych oraz innych krytycznych komponentów infrastruktury IT. Dodatkowo, jego obowiązki obejmują analizę incydentów oraz podejmowanie niezbędnych działań naprawczych.
Drugim obszarem działalności jest szeroko rozumiany development, w którym zatrudnieni są nie tylko programiści, ale również testerzy, specjaliści DevOps, zespół robotyzacji procesów biznesowych oraz zespół agile. Ten dział realizuje pełen cykl tworzenia i wdrażania oprogramowania. Obecnie stanowi największą część IT, powstałą od podstaw i posiada znaczny potencjał do świadczenia usług poza Grupą. Przykładowo, odpowiada za zapewnienie sprawnego działania systemów e‑commerce PLL LOT, a także za dostarczanie rozwiązań wykorzystywanych przez wszystkie spółki operacyjne.
W trzecim obszarze działalności mieszczą się zagadnienia związane z architekturą, analizą, zarządzaniem danymi (Data Governance) oraz rozliczeniami. To właśnie w tym zakresie opracowywany jest obecnie katalog usług, które będą oferowane przez CUW IT. Ponadto, w tym obszarze realizowane są działania z zakresu zarządzania projektami, z którymi wiążą się istotne wyzwania organizacyjne.
– My, jako IT, mamy w ramach usług wspólnych dostarczyć nowoczesny system ERP (Enterprise Resource Planning), czyli oprogramowanie do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem. Dążymy do tego, żeby to objęło wszystkich partnerów w naszej Grupie – mówi Adrian Wójcik, dyrektor biura CUW IT. Wójcik podkreśla, że funkcjonowanie CUW i centralizacja usług oraz standaryzacja procesów w ramach całej Grupy jest jednym ze strategicznych filarów działań PGL. Dla CUW IT jest to również kluczowy projekt, w ramach którego będziemy aktywnie wspierać procesy wdrażania Centrum Usług Wspólnych w obszarach finansowo-księgowym oraz kadrowo-płacowym. Naszym celem jest zapewnienie kompleksowego wsparcia w tych segmentach działalności.
– Cyberbezpieczeństwu poświęcamy szczególną uwagę, więc podlega ono bezpośrednio pod dyrektora CUW IT. Trzeba jednak pamiętać o tym, że to jest cyberbezpieczeństwo operacyjne, a w samym PGL funkcjonuje także Biuro Cyberbezpieczeństwa, z którym również ściśle współpracujemy – mówi Wójcik.
– Obecnie nasze działania skupiają się przede wszystkim na samej PGL i spółkach, które tworzą Grupę. Za jakiś czas będziemy jednak gotowi wyjść z naszymi usługami szerzej na rynek, tutaj mam na myśli w szczególności development i cyberbezpieczeństwo. W ramach PGL powstanie bowiem silna struktura wyspecjalizowana w rozwiązaniach dla lotnictwa. Myślę, że będzie w niej ogromny potencjał do dalszego rozwoju – przyznaje Wójcik.
